# WBS (Work Breakdown Structures)란?
여기서는 프로젝트 관리의 측면이 아니라 각 멤버가 프로젝트에 있어서 자신의 작업목표를 관리하는 데에 WBS를 어떻게 활용할 것인가를 생각해 보기로 한다.
WBS는 한마디로 말하면 프로젝트 목적달성에 필요한 작업을 정의하기 위한 툴이라 할 수 있다.
다음의 4스텝을 거쳐서 작성한다.
1. 프로젝트의 목적을 정한다.
2. 프로젝트에서 작성할 프로덕트, 서비스, 결과 등의 성과물을 구체적으로 정한다.
3. 요소 성과물이나 중간 성과물, 전체 성과물에 공통적인 작업항목을 빠짐없이 정한다.
4. 2와 3의 항목을 분해해서 계획 및 컨트롤에 적절한 볼륨이 될 때까지 계속 분해한다.
4의 결과 분해된 최후의 항목을 워크패키지라고 부른다.
여기서 포인트는 WBS의 각 요소는 명사와 수식어로 표현한다는 것이다.
워크패키지까지 분해하고 나면 그 다음에는 워크패키지를 액티비티라고 하는 작업레벨로 분해한다. 액티비티는 [~을 수행한다]란 표현이 되도록 한다.
작성한 WBS는 요원조달, 예산작성, 스코프 설명 등 프로젝트의 여러 방면에 사용되며, 멤버의 역할과 책임은 워크패키지 또는 액티비티 단위로 주어진다.
이처럼 WBS는 프로젝트의 전체상을 나타내는 지도의 역할을 한다.
# WBS (Work Breakdown Structures)의 작성 방법
프로젝트 전체의 WBS는 프로젝트 관리팀에서 작성하며 각 멤버가 직접 관여하는 일은 많지 않다.
그리고, 작성된 WBS에 의해 멤버에게 역할과 책임이 주어지면 작업을 실행하게 된다. 즉, 개개의 멤버는 워크패키지 또는 액티비티로 구체화 되어진 후에 비로서 WBS와 관계를 갖게 된다. 그리하여 워크패키지나 액티비티의 수행에 책임을 지니게 되는 것이다.
통상적으로 WBS에서는 다음과 같은 요소 성과물을 고려해서 분해/구체화한다.
1. 프로덕트를 분해
2. 서비스를 분해
3. 프로젝트 결과를 분해
4. 프로젝트 전체의 횡단적 요소
5. 프로젝트 매니지먼트 요소
그러나, 멤버에게 있어서는 분해/구체화의 기준이나 그 레벨보다는 구체화된 WBS항목(워크패키지)의 구체적인 내용이 더욱 중요하다. 이 내용을 WBS사전이라 부른다.
즉, 프로젝트 전체의 WBS를 작성하는 것 그 자체보다는 담당부분의 WBS와 전체와의 정합성을 맞추어서 작성하는 것이 멤버력향상을 위해서는 보다 더 중요하다는 것이다.
# WBS 사전에 쓸 항목
WBS사전에 어떤 항목이 필요한지는 프로젝트의 종류나 성격에 따라 다르긴 하나 최소한 다음의 항목은 필요하다.
1. WBS 항목 번호
2. WBS 항목 명칭
3. WBS 항목의 내용
4. 필요한 액티비티 (작업내용)
5. 작업에 필요한 성과물
6. 견적 공수
7. 개시 예정일과 완료 예정일
8. 담당자명
9. 예상되는 리스크
그리고, 프로젝트에 있어서 멤버가 책임을 갖는다는 것은 담당하는 WBS 항목에 대하여 요구되어지는 성과를 주어진 시간내에 달성한다는 것이다. 즉, 담당 작업에 대하여 커밋한다는 것을 의미한다.
이를 위해서도 담당할 작업의 WBS 부분을 작성하는 것은 커밋이 보다 원할하게 이루어질 수 있으며, 이것은 담당부분의 WBS 작성에 멤버가 참여함으로써 얻을 수 있는 잇점이라 할 수 있을 것이다.
성과를 달성을 위한 각 멤버의 셀프 매니지먼트에 대하여 기술한다.
프로젝트에 있어 멤버가 성과를 달성한다고 하는 것은 담당 작업에 요구되는 성과를 주어진 시간 안에 확실히 달성하는 것이다. 이를 위해서는 다음의 사항을 고려하여 작업을 수행해야 한다.
1. 시간의 사용법
2. 작업의 효율화
3. 현상을 정확하게 보고하기
4. 확실한 달성을 위하여 자신의 작업에 숨어 있는 리스크에 대한 관리
WBS 사전에는 작성할 성과물, 필요한 작업, 견적공수, 개시 예정일과 완료 예정일 이 기재되어 있다. 그것을 바탕으로 위 1~3을 고려하여 자신이 수행해야 할 작업을 breakdown한다.
그것은 먼저 작업의 우선순위를 고려한다는 것이며, 하지 않아도 되는 작업은 하지 않는 것이다.
일반적으로 중요한 작업이 무엇인가를 생각하여 우선순위를 매기는 작업에 착수하도록 한다.
그 "중요한 작업"을 판단하는 과정에서 '여지껏 계속 해왔으니까'라든가 '나중의 작업이 편하니까'라는 등의 습관처럼 행하고 있는 일이 포함되는 경우가 꽤 있으리라 본다.
일단 자기가 올려야 할 성과를 올리기 위해서 이 작업이 과연 필요한가라는 자문을 해봅시다.
여지껏 중요하다고 생각했던 작업이라도 '성과달성에 필요한가'라는 자문의 결과 필요없다고 판단되면 과감히 버릴 필요가 있다.
이제부터는 WBS사전의 내용 중에서 자기가 해야 할 작업을 breakdown함에 있어서 습관적으로 하고 있던 작업에 대하여 정말로 필요한 작업인가를 자문해보기로 하자.
또한, 효율적인 작업이 되기 위해서는 시간관리를 통하여 집중하는 것이 중요하다. 여기서 시간관리라 함은 '집중할 수 있는 시간'을 말하는 것으로 1시간~2시간이 적당하다. 이 시간동안에 할 작업을 정하여, 이 정해진 시간에 작업을 완료하였나 여부데 "작은 성공, 달성감을 얻는 것"에서부터 작업의 효율화를 꾀해보도록 하자.
그리하여 일정시간에 수행한 작업의 완료여부를 모아서 현황보고를 한다.
또한, WBS항목 중의 「예상가능한 리스크」에 대해서는 리스크를 항상 고려하도록 하자.
그리하여 리스크에 민감해지고 리스크발생을 가능한한 신속히 파악하여, 팀장 및 프로젝트 매니저에게 보고 / 의논 / 대처함으로써 위의 3, 4번을 실현할 수 있다.
보고를 함에 있어서 각 멤버는 반드시 리스크에 대한 대처방법을 생각해두도록 한다.
또한, 리스크 계획 및 리스크 대처방법이 정해져 있다면 그 대처방법에 의한 리스크의 해소도나 영향도를 추정해두자.
각각의 멤버는 리스크 발생 현장에 가장 가까이 위치하므로 리스크에 관한 정보를 가장 많이 확보할 수 있는 것이다.
그 정보화 현장 담당자로서의 판단을 보고하고 의논하므로써 보다 신속하고 질 높은 리스크 대처가 가능하다.
이를 위해서는 담당작업에 있어 예상되는 리스크는 무엇인가? 그것을 신속히 파악하기 위해서는 무엇에 주의해야 하는가 등을 이해해 둘 필요가 있다.
위의 내용들을 각 멤버가 고려함으로써 보다 나은 작업성과를 달성할 수 있을 것이다.
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